Διαχείριση αποστολών

Το κεντρικό μενού των αποστολών αποτελείται από τις εξής περιοχές:

Δημιουργία Αποστολής

Δικαίωμα για δημιουργία αποστολής έχουν μόνο οι Super Admins (για όλα τα τμήματα) και οι Admins των τμημάτων (για τα τμήματά τους και μόνο).

Για την δημιουργία μιας αποστολής απαιτούνται μια σειρά από στοιχεία.

Εφόσον συμπληρωθούν όλα τα απαραίτητα στοιχειά, τότε η αποστολή αυτή περνάει στην κατάσταση "Πρ΄όχειρο" που είναι η αρχική κατάσταση.

Πρόχειρο

Όταν η αποστολή είναι σε αυτή την κατάσταση, τότε ακόμη μπορούν να γίνουν αλλαγές. Δεν είναι δημόσια, την βλέπουν μόνο οι υπεύθυνοι και οι συνυπεύθυνοι των τμημάτων (και οι Super Admins) και μπορούν να αλλάξουν οτιδήποτε.

Σε αυτό το σημείο μπορεί να γίνει είτε ακύρωση της αποστολής είτε άνοιγμα αυτής ώστε να μπορούν να δηλώσουν συμμετοχή οι εθελοντές του τμήματος στο οποίο ανήκει η αποστολή.

Προτού βγει η αποστολή όμως δημόσια, πρέπει να οριστούν οι βάρδιες αυτής. Αυτό γίνεται από το Tab "ΒΑΡΔΙΕΣ".

Υπάρχουν 3 τρόποι να προστεθούν βάρδιες. Απλή βάρδια, Επαναλαμβανόμενη εβδομαδιαία βάρδια και Επαναλαμβανόμενη περιοδική βάρδια.

Απλή Βάρδια

Με την απλή βάρδια μπορούμε να εισάγουμε μια βάρδια που είναι μοναδική, δεν επαναλαμβάνεται.

Ορίζουμε τον τύπο της, έναρξη και λήξη, το πόσες συμμετοχές εθελοντών απαιτούνται και το πόσες ώρες αποδίδονται στον κάθε εθελοντή που συμμετέχει σε αυτήν.

Επαναλαμβανόμενη Βάρδια

Για την διευκόλυνση της εισαγωγής βαρδιών, αν κάποια βάρδια επαναλαμβάνεται μεταξύ των ημερών που διαρκεί μια αποστολή, μπορούμε να κάνουμε μαζική εισαγωγή αυτών.

Σε αυτή την περίπτωση το σύστημα μας ζητάει να ορίσουμε το κάθε πότε επαναλαμβάνεται η βάρδια και κάνει τις εισαγωγές αυτόματα. Όσο εμείς κάνουμε επιλογές, εμφανίζονται όλες οι βάρδιες που θα προστεθούν ώστε να έχουμε την εικόνα από πριν.

Με το κουμπί αποθήκευση, μεταφέρονται στην αποστολή μαζικά.

Περιοδική βάρδια

Είναι παρ΄όμοια με την επαναλαμβανόμενη, εδώ όμως αντί να διαλέξουμε σε ποιες ημέρες ακριβώς γίνεται η επανάληψη, ορίζουμε το κάθε πότε γίνεται αυτή.

Ανοικτές

Η λίστα με τις ανοικτές αποστολές στις οποίες μπορούν όλα τα μέλη ενός τμήματος να δηλώσουν συμμετοχή. Η δήλωση συμμετοχής μπορεί να γίνει με 3 τρόπους.

Με την γρήγορη συμμετοχή

Είναι το κουτάκι που βλέπετε με το που μπαίνετε στη λίστα των ανοικτών αποστολών.

Επιλέγετε αποστολή, βάρδια και δηλώνετε άμεσα.

Ανοίγοντας μια αποστολή

Ανοίγετε την αποστολή και δηλώνετε διαλέγοντας μια από τις διαθέσιμες βάρδιες.

Επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο της αποστολής ή του τμήματός σας

Στην περίπτωση που δεν έχετε για κάποιον λόγο πρόσβαση στην εφαρμογή, μπορείτε να ζητήσετε να σας προσθέσει κάποιος στην αποστολή, καθώς υπάρχει η δυνατότητα να γίνει αυτό χωρίς να κάνετε login.

Αν ο ρόλος σας είναι ρόλος υπευθύνου τμήματος ή υπευθύνου αποστολής, τότε θα βλ΄΄επετε εκτός από τις συμμετοχές και το περιβάλλον διαχείρισης των εγκρίσεων για την αποστολή.

Τα στρογγυλά σηματάκια στα δεξιά μας δίνουν τη δυνατότητα να επιλέξουμε αν την κάθε αίτηση την κάνουμε δεκτή, μη αποδεκτή ή την εγκρίνουμε ως αναπληρωματική. Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε τις ώρες που αποδίδονται με την κάθε βάρδια στον καθένα (μπορεί κάποιος να παίρνει περισσότερες εθελοντικές γιατί θα περάσει για παράδειγμα από την αποθήκη πρώτα).

Όταν μια αποστολή έχει ολοκληρωθεί, πρέπει να την κάνουμε "ΚΛΕΙΣΤΗ" για να περάσει στο επόμενο στάδιο. Η αλλαγή του status της αποστολής γίνεται από τις "Ενέργειες Αποστολής" στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης.

Κλειστές

Όταν μια αποστολή ολοκληρωθεί, τότε περνάει στο status "ΚΛΕΙΣΤΗ", που σημαίνει ότι δεν δέχεται πια αιτήσεις και αλλαγές. Σε αυτό το σημείο θα πρέπει ο υπεύθυνος της κάθε αποστολής να ελέγξει τις συμμετοχές των εθελοντών, να δει αν οι ώρες που θα πάρει ο καθένας αντιστοιχούν στις σωστές ώρες που θα πρέπει να του αποδοθούν στο μητρώο και όταν κρίνει πως όλα είναι σωστά, να την κάνει ολοκληρωμένη.

Στο Tab "ΣΥΜΜΕΤΟΧΕΣ" μπορούμε να δούμε τις συμμετοχές των εθελοντών και από εκεί να κάνουμε την επεξεργασία ωρών, αν χρειάζεται. Το σύστημα αποδίδει αυτόματα τις ώρες που έχουν ρυθμιστεί από την αρχή για την κάθε βάρδια, δίνεται όμως η δυνατότητα να γίνει κάποια αλλαγή, αν προκύψει.

Εφόσον όλα γίνουν σωστά, η αποστολή ορίζεται ως "ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ".

Ολοκληρωμένες

Στο status αυτό, σημαίνει ότι έχουν όλα ολοκληρωθεί, έχουν συμπληρωθεί τα απαραίτητα πεδία για τις ώρες και οι συμμετοχές και μπορούν να περάσουν οι ώρες στο μητρώο.

Από το σημείο αυτό και μετά δεν μπορεί να γίνει κάποια αλλαγή!

Οριστικοποιημένες

Το τελικό στάδιο μιας αποστολής είναι να γίνει αυτή "ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΜΕΝΗ". Η οριστικοποίηση σημαίνει ότι όλες οι ώρες των εθελοντών που δηλώσαμε ότι παρουσιάστηκαν, θα περάσουν στο μητρώο τους άμεσα. Αν δεν δηλώσουμε ότι κάποιος εθελοντής έχει παρουσιαστεί, εφόσον έχουμε δηλώσει ότι έχει εγκριθεί, τότε το σύστημα θα τον περάσει ως έγκυρο και θα περαστούν οι ώρες τους, αλλάζοντας παράλληλα το status της συμμετοχής του σε "ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΤΗΚΕ".

Ακυρωμένες

Πρόκειται για μια λίστα από αποστολές που για οποιονδήποτε λόγο έχουν ακυρωθεί.